چگونه زمانمان را در طول روز مدیریت کنیم؟
این روزها به نظر می رسد که باید زمان را هم بیمه کنیم. دستگاه هایی در اختیار داریم که می توانیم با آنها به طور مداوم با محل کار، دوستان و خانواده و گاهی اوقات افراد کاملاً غریبه در ارتباط باشیم.
در نتیجه ممکن است گیج و پریشان شویم. اگر شما هم مثل خیلی از ما هستید و کارهای زیادی برای انجام دادن دارید، ما یک راه خوب برای درست انجام دادن کارها نشان تان می دهیم!
۱
اول خودتان را آماده کنید. ۳۰ دقیقه از وقت تان را به خوردن چیزی و استراحت اختصاص دهید. سپس یک لیست از کارهایی که باید انجام دهید، تهیه کنید. قبل از آنکه زمان تان را مدیریت کنید، باید بدانید چه چیزهایی را می خواهید مدیریت کنید. یک لیست از وظایف، به شما برای انجام کارها کمک خواهد کرد.
به هر کدام از وظایف یک اولویت واقع بینانه اختصاص دهید:
– اولویت ۱: انجام کاری در ساعت ۶ بعد از ظهر امروز
– اولویت ۲: انجام کاری در ساعت ۶ بعد از ظهر فردا
– اولویت ۳: انجام کاری تا پایان هفته
– اولویت ۴: انجام کاری در طول هفته آینده
به علاوه با اضافه کردن قسمت اعشاری، به عددی که برای تعیین اولویت به هر کار نسبت داده ایم، می توانیم اولویت بیشتری به کارهایی که در یک گروه قرار دارند، بدهیم. برای مثال کاری که اولویت ۱٫۰ دارد را باید بلافاصله انجام دهیم در حالی که کار با اولویت ۱٫۵ را باید تا پایان روز انجام دهیم
۲
تلاش خود را متعادل کنید. اگر کار را به بخش های کوچک تقسیم کنید و هر روز مقداری از آن را انجام دهید تا پایان هفته کار را تمام کرده اید. اول از وظایف مهم تر شروع کنید.
کارهای امروز را انجام دهید. روی کارهایی که در دست انجام دارید تمرکز کنید. سپس به سراغ وظایف بعدی تان بروید. وقتی وظایف امروز را انجام دادید، آنها را در لیست علامت بزنید و برای انجام وظایف روز بعدتان اقدام کنید.
وقتی کارهای فردا را کامل انجام دادید، روی کارهای دیگری که تا پایان هفته باید انجام دهید کار کنید و وقتی آنها را هم کامل انجام دادید، کارهای هفته بعدی را شروع کنید. انجام دادن بخش کوچکی از آنها بهتر از این است که بخواهید کارهای بزرگ و پرزحمت را به یک باره انجام دهید و باعث می شود با مدیریت روی زمان تان، از وقت خود بهتر استفاده کنید و استرس خود را کاهش داده و دچار فرسودگی شغلی نشوید.
یکی از وظایف نهایی شما در هر روز نوشتن لیست کارهای فرداست. هر روز را باید با تهیه یک لیست از وظایف فردا به پایان ببرید.
۳
روی پربارترین و مفیدترین زمان خود در هر روز تمرکز کنید. بعضی از مردم صبح ها بهتر می توانند کار کنند و بعضی از مردم هم تمرکز شان را
۴
روی زمان تان در یک بازه مشخص مدیریت داشته باشید. به عنوان یک بازی با خودتان، می توانید با ساعت رقابت کنید!
در فواصل ۱۵ دقیقه ای، نیم ساعته یا یک ساعته کار کنید. این زمان به صورت علمی ۴۵ دقیقه است که می تواند با ۱۰ دقیقه استراحت همراه باشد.
یک زمان هدف را برای خودتان تعیین کنید تا بخشی از کار یا تمام آن را، تا آن زمان تکمیل کنید.
۵
کمی استراحت کنید. ذهن خود را پاک کنید و دوباره تمرکز کنید.
از قبل تصمیم بگیرید که ۵، ۱۰ یا ۱۵ دقیقه استراحت کنید و روی این تصمیم خود بمانید.
استراحت به شما انگیزه جلو رفتن و ادامه کار را می دهد.
۶
مسیر پیشرفت خود را دنبال کنید.
کارهایی که به پایان رسیده را از لیست خارج کنید.
با انجام دادن وظایف روزانه احساس رهایی و آرامش می کنید. علاوه بر این انجام دادن و تمام کردن کارها و به شما حس موفقیت می دهد و باعث ایجاد انگیزه در شما می شود.
۷
لیست وظایف را مجدداً بررسی کنید و آن را مرتب بازنویسی و اولویت بندی کنید.
وظایف جدید را به لیست اضافه کنید. این کار را باید به صورت روزانه انجام دهید به ویژه زمانی که تازه کار مدیریت روی زمان را شروع کرده اید.
وظایفی که تکمیل شده اند یا اولویت آنها تغییر کرده است را از لیست حذف کنید یا آنها را دوباره تنظیم کنید.
بعضی وظایف را به دیگران محول کنید. برخلاف باور عموم مردم، لازم نیست همه کارها را به تنهایی انجام دهید. اگر در صورت لزوم وظایف را به دیگران واگذار کنید، می توانید فرد مفید تری باشید.
می توانید از فن آوری های روز برای تکمیل سریع تر، کارآمد تر و با دقت تر کارها استفاده کنید. امروزه برای تلفن همراه ده ها و بلکه صدها برنامه کاربردی وجود دارد که می تواند به شما در مدیریت زمان کمک کند و حتی باعث شود وظایف را به صورت کارآمدتر انجام دهید.
۸
زمانی را به تفریح اختصاص دهید. وقتی قرار است به زودی یک پروژه بزرگ را انجام دهید، مهم است که زمانی را به استراحت و تفریح بپردازید. این کار نه تنها ذهن تان را تازه می کند، برای بدن تان هم مفید است. تفریح کردن به زمان زیادی نیاز ندارد، اما حتماً آن را انجام دهید!
۹
۶ تا ۸ ساعت از شب را به خوابیدن اختصاص دهید. خوابیدن به اندازه کافی کمک می کند که هوشیار و پر انرژی باشید، خوب فکر کنید و عملکردتان را در سطح بالایی نگه دارید.
